مدیریت کسب و کارهای کوچک با ۶ نکته‌ای که برای پیشرفت باید بدانید

لازم نیست حتما یکی از ۵۰۰ یا حتی ۵۰۰هزار شرکت برتر به‌لحاظ میزان فروش باشید تا بتوانید از نکات گفته‌شده در این مقاله برای دستیابی به عملکرد تجاری خوب بهره ببرید. درواقع بعضی از کسب و‌ کارهای کوچکِ بسیار خوب هم، با اجرای برخی از این اصول، پیشرفت کرده و به موفقیت رسیده‌اند. اگر شما نیز صاحب کسب و‌ کاری هستید و برای موفقیت در آن تلاش می‌کنید، می‌توانید در ادامه با ما همراه باشید و با استفاده از اصول و نکات مدیریتِ کسب و کارهای کوچک که در این مقاله مطرح شده است، در مسیر رشد و پیشرفت تجارت خود گام بردارید.

در بخش‌های مختلف این مقاله به مثال‌هایی فرضی و خیالی از صنعت رستوران اشاره می‌کنیم. البته باید توجه داشته باشید که اصول بیان‌شده در اینجا درمورد تمام صنعت‌ها کاربرد دارد و مختص صنعت رستوران نیست. شاید در حوالی خود رستوران‌هایی سراغ داشته باشید که از این اصول پیروی نمی‌کنند و به همین دلیل برای حفظ کسب و کار خود به‌سختی تلاش می‌کنند. البته درنهایت نیز به‌علت رعایت‌نکردن این نکات بسته می‌شوند.
۱. دانش به‌تنهایی کافی نیست

اگر در رشته و زمینه‌ی کاری خود متخصص هستید، نباید تصور کنید همین برای شما کافی است و از ویژگی‌های ضروری صاحبان کسب و کار برخوردارید. وقتی در روز اول، کار خود را شروع می‌کنید، نباید انتظار داشته باشید مشتریان فورا به‌سمت شرکت شما هجوم بیاورند، آن‌هم فقط به این دلیل که از دانش کافی برای کارتان برخوردارید. در گام نخست، به بازاریابی و مدیریت نیاز دارید تا چرخ‌های کسب و کار خود را روغن‌کاری و آماده کنید.

چند سرآشپز یا عاشق آشپزی می‌شناسید یا دیده‌اید که به‌دلیل عشقی که به آشپزی و غذا داشته‌اند، رستورانی باز کرده و چند ماه یا چند سال بعد به‌دلیل استقبالِ اندک مشتریان، مجبور شده‌اند آن را ببندند؟ تهیه‌ی غذای خوب به‌تنهایی کافی نیست؛ مردم باید درمورد غذاهای شما بدانند تا سراغش بیایند. به‌علاوه باید کسب و کارتان را به‌شیوه‌ای منظم و مؤثر اداره کنید. برای این کار به توصیه‌های کارشناسان مالیاتی و مالی نیاز دارید و درنهایت نیز باید مدیرکلی باتجربه، سکان امور را در دست بگیرد.
۲. افراد مناسب را استخدام کنید.

اگر از نظر فنی در رشته‌ی خود متخصص هستید ولی مثلا از دانش و تجربه‌ی کافی در بازاریابی برخوردار نیستید، باید افراد مناسبی را برای انجام امور مربوط به بازاریابی استخدام کنید. بازاریابی موجب می‌شود مردم برای مراجعه به شما تمایل پیدا کنند. ترفند بعدی این است که کاری کنید مردم دوباره به شرکت شما برگردند و شرکت‌تان را به دوستان خود نیز توصیه کنند.
۳. دوستان‌تان را استخدام نکنید

شاید این مسئله بدیهی به‌نظر برسد، ولی بارهاوبارها شاهد آن بوده‌ایم که افراد برای استخدام به‌سراغ دوستان و آشنایان خود رفته‌اند. این کار علاوه‌بر اینکه می‌تواند به دوستی شما آسیب برساند و حتی گاهی دوستی‌ها را از بین ببرد، به کسب و کار شما نیز آسیب می‌زند. البته گاهی ممکن است این کار سودمند باشد، ولی باید با احتیاطِ بسیاری دوست خود را استخدام کنید و حتما حیطه‌ی دوستی و حیطه‌ی کاری خود را به‌طور شفاف برای او مشخص کنید تا بداند در محیط کار، شخص دیگری خواهید بود. این کار ممکن است نیازمند گفت‌وگوی بسیاری بین شما و دوست‌تان باشد. به‌طورکلی در صورت استخدام دوستان خود، باید در زمان کار و پس از آن رفتارها و برخوردهای متفاوتی داشته باشید و مسائل کاری را با روابط دوستانه قاتی نکنید.
۴. تصمیم‌های ناگهانی نگیرید؛ استراتژیِ برنامه‌ریزی اهمیت زیادی دارد

فردی را در نظر بگیرید که اخیرا به‌عنوان صاحب بخشی از یک رستوران شروع به فعالیت کرده است. این رستوران در مکان خوبی قرار گرفته و درنهایت رستوران موفقی خواهد بود، ولی باتوجه‌به کاهش رونق کسب‌و‌کارها در آن منطقه، صاحبان رستوران باید بیشتر تلاش کنند که مشتریان به رستوران آنها جذب شوند و همچنین با رضایت آنجا را ترک کنند.

در شبی بسیار آزاردهنده، بسیاری از مردم شهر برای صرف غذا به این رستوران محلی مراجعه کرده بودند. در رستوران خدمه‌ی کافی وجود نداشت و ازسوی‌دیگر، در پاسیوِ رستوران نیز باران شدیدی می‌بارید. دراین‌میان، یکی از سرآشپزها نیز رستوران را ترک کرد. پس‌ازآن، صاحبان رستوران تصمیم‌هایی نسنجیده و ناگهانی گرفتند: یکی از تصمیم‌های آنها دو برابرکردن تعداد خدمه‌ی رستوران در تمام شیفت‌های کاری بود. به‌نظر می‌رسید آنها پیش از اجرای این ایده از عواقب آن آگاه نبودند. با این کار تعداد خدمه‌ی آنها بسیار بیش از حد لازم افزایش یافت. درنتیجه دستمزدهای ساعتی‌ای که باید پرداخت می‌کردند، به‌طور تصاعدی و غیرضروری افزایش یافت و سهم هر پیشخدمت از انعام‌ها نیز به‌میزان قابل‌توجهی کاهش پیدا کرد. اغلب، تعدادی از خدمه پیش از آنکه شب به پایان برسد، رستوران را ترک می‌کردند و به همین دلیل رستوران بهترین کارکنان خود را از دست می‌داد.

اید با خود بگویید: «خُب، اینکه مشکلی نیست؛ خدمه‌ی بیشتری استخدام کنند»، ولی خدمه‌ی رستوران به‌منزله‌ی خط مقدم‌اند و استفاده از خدمه‌ای که به‌خوبی آموزش ندیده‌اند و تجربه‌ی کافی ندارند، به‌معنی پایان کار است. بنابراین حفظ خدمه‌ی خوب اهمیت زیادی دارد. درواقع این تصمیم ناگهانیِ صاحبان رستوران، تصمیمی بسیار زیان‌آور بود.
۵. ارتقا و جذب نیرو از درون سازمان همیشه خوب نیست.

ارتقای کارکنان مشغول‌به‌کار در سازمان موجب می‌شود بیشتر تلاش کنند و این روش به بعضی کارکنان انگیزه‌ بیشتری برای کارکردن می‌دهد. در این شکی نیست. ولی هرگز نباید نیروی موردنیاز خود را صرفا از درون سازمان جذب کنید، زیرا گاهی مجموعه‌مهارت‌های لازم در پایگاه کارکنان موجود، وجود ندارد.

برای مثال رستورانی را در نظر بگیرید که متصدیانِ قسمت نوشیدنی‌ها را صرفا از میان کارکنان رستوران استخدام می‌کند. اگر پیشخدمتی با تلاش و پشتکار، توانایی‌های خود را ثابت کند، می‌تواند به متصدی قسمت نوشیدنی‌ها ارتقا‌ پیدا کند. البته پیشخدمت‌ها و متصدیان قسمت نوشیدنی‌ها یکسان نیستند و مهارت‌های آنها قابل‌انتقال نیست. همچنین همه‌ی پیشخدمت‌ها توانایی درک نکات ظریفِ کارکردن در قسمت نوشیدنی‌ها را ندارند، آن‌هم در رستورانی شلوغ. بنابراین طبیعی است که متصدیان قسمت نوشیدنی‌ها در این رستواران معمولا مهارت کافی نداشته باشند و برای کارکردن در این موقعیت به اندازه‌ی کافی آماده نباشند. آنها از دانش کافی درمورد ترکیب‌کردن نوشیدنی‌ها برخوردار نیستند، نمی‌توانند نوشیدنی‌ها را به‌سرعت آماده کنند و از ریتم و سرعت مناسب برای مدیریت قسمت نوشیدنی‌ها در زمان‌های شلوغ نیز برخوردار نیستند. درواقع با واگذارکردن مسئولیت‌های سنگین‌تری که از عهده‌ی این افراد خارج است، آنها را به درون آتش پرتاب کرده‌اید و آنها مجبورند با آزمون و خطا برای بقای خود تلاش کنند: یا در میان شعله‌های آتش پایین بروند و درنهایت کار خود را رها کنند، یا اینکه اخراج شوند.

صاحبان این رستوران درنهایت کسب و کار خود را از دست خواهند داد، زیرا اصرار دارند به‌جای استخدام متصدیانی حرفه‌ای از خارج از رستوران، پیشخدمت‌های رستوران را ارتقا دهند و آنها را به متصدیانی بی‌کفایت و ناشایسته تبدیل کنند. وقتی رستوران شلوغی را اداره می‌کنید، به‌کارگیری نیروی کارِ خوب، عنصری ضروری برای درست پیش‌رفتن کارهاست.
۶. کسب و کار خوب یعنی هماهنگی و ثبات داشته باشید.



هماهنگی کلید اصلی داشتن کسب و کاری خوب است. حتی اگر هیچ‌یک از موارد دیگر را رعایت نمی‌کنید، حتما باید هماهنگی و ثبات داشته باشید. هماهنگی همان نکته‌ای است که فرنچایزها براساس آن کار می‌کنند. برای نمونه، مک‌دونالد پیشگام و تجسم عینی هماهنگی و ثبات است. وقتی به یکی از شعبه‌های مک‌دونالد در هرجای دنیا وارد شوید، دقیقا می‌دانید اگر همبرگر کوارتر پاوندر (quarter pounder) سفارش دهید، چه چیزی دریافت می‌کنید؛ همه‌ی ویژگی‌ها را می‌دانید: از مواد تشکیل‌دهنده گرفته تا حجم غذا و همچنین چاشنی‌ها و مخلفات آن.

در مقابل، رستوران تازه‌کاری را در نظر بگیرید که صاحبان آن تصور می‌کنند رستوران‌شان بسیار رؤیایی و فانتزی است. سرآشپزِ رستوران نیز همیشه در نحوه‌ی ارائه و مواد تشکیل‌دهنده‌ی غذاهای اصلی رستوران تغییراتی می‌دهد و فکر می‌کند با این کار می‌تواند غذاهای متنوعی عرضه کند که کیفیت آنها هر روز بهتر می‌شود. ولی مثلا وقتی در این رستوران ماهی قزل‌آلا سفارش می‌دهید، هرگز نمی‌دانید غذای شما چقدر ادویه دارد، چه چیزهایی همراه آن سِرو می‌شود و غذا چگونه درست شده است. با ناهماهنگی و بی‌ثباتی نمی‌توانید مشتریان وفاداری داشته باشید که دوباره به شما مراجعه کنند؛ برای رسیدن به این هدف باید مطمئن و باثبات باشید.

باثبات‌بودن، حرفه‌ایگری، برنامه‌ریزی مناسب برای استراتژی‌ها و همکاری با کارشناسان و استفاده از نظرات آنها رمزِ داشتن کسب و کاری درجه‌یک و موفق است. نباید چرخ را ازنو اختراع کنید و باخود بگویید کسب و کار من با دیگران متفاوت است و مجبور نیستم از این قوانین پیروی کنم. کارایی چرخ پیش‌ازاین ثابت شده و متأسفانه باید بگویم کسب و کار شما تفاوت چندانی با کسب و کارهای دیگر ندارد. اگر به‌خوبی از پس مدیریت کسب و کارتان بربیایید، کارتان رونق خواهد گرفت. همین و بس.
منبع: wisebread.com

پنج راهکار برای ایجاد فرهنگ نوآوری در سازمان‌ها

خیلی از شرکت‌ها واقعا می‌خواهند فرهنگ نوآوری را در سازمان خود ایجاد کنند، فرهنگی که کارمندان را به پذیرفتن خطراتی تشویق می‌کند که به خلق محصولات جدید منجر می‌شود. اما اکثر مدیران ارشد نمی‌دانند دقیقا چطور می‌توان به چنین فرهنگی دست پیدا کرد و همین باعث می‌شود در رسیدن به ابتکارات جدید ناکام بمانند. این مقاله را بخوانید تا با ۵ راهکار برای ایجاد فرهنگ نوآوری در سازمان‌ها، آشنا شوید.

جالب اینجاست، چیزی که آنها را عقب نگه می‌دارد، تمرکز‌شان بر فرهنگ سازمانی است. آنها فقط به چشم‌انداز کُلی فکر می‌کنند، در حالی که باید تغییراتی را پایه‌ریزی کنند که به ایجاد این چشم‌انداز کمک کند. فرهنگ، تأثیر مستقیم رفتارهای مشترک است و در نتیجه، برای رسیدن به فرهنگ نوآوری رفتارهای نوآورانه‌ باید در اولویت قرار داشته باشند. شما با تبدیل شدن به فردی خلاق‌ و تکیه بر نوآوری، فرهنگ را تغییر می‌دهید نه برعکس.

همینطور که جان کاتزنبَچ (Jon Katzenbach) نوشته است، شرکت‌ها باید بر تغییر چند رفتار اساسی و کلیدی تمرکز کنند. «تعداد کمی از رفتارهای مهم هستند که اگر توسط تعداد زیادی از افراد انجام شوند، تأثیر مهمی بر فرهنگ سازمانی می‌گذارند.» به‌کارگیری ۵ رفتاری که در ادامه‌ی این مقاله می‌آوریم، می‌توانند به سازمان شما برای رسیدن به این امر کمک کند.

نوآوری، یک کار تیمی است و نیازمند ایجاد همکاری بین واحد‌های کاربردی و تجاری در درون سازمان و همینطور مشارکت با شرکای خارج از سازمان است. پیدا کردن بهترین منابع و افراد بیرون و درون سازمان و ادغام آنها با هم، مُهر تضمینی بر داشتن نوآوری موفقیت‌آمیز است.

۱. در تمامی بخش‌های سازمان‌تان فرهنگ همکاری ایجاد کنید

نوآوری، یک کار تیمی است و نیازمند ایجاد همکاری بین واحد‌های کاربردی و تجاری در درون سازمان و همینطور مشارکت با شرکای خارج از سازمان است. پیدا کردن بهترین منابع و افراد بیرون و درون سازمان و ادغام آنها با هم، مُهر تضمینی بر داشتن نوآوری موفقیت‌آمیز است.

برای پیدا کردن بهترین راه‌حل درون‌سازمانی، باید از تمامی بخش‌های تخصصی که در سازمان‌تان وجود دارند نهایت استفاده را ببرید. یعنی باید ظرفیت‌های مختلف را از سراسر سازمان جمع‌آوری کنید و این وقتی افراد به تنهایی کار می‌کنند اتفاق نمی‌افتد.

همکاریِ خارج از سازمان هم به همان اندازه از اهمیت برخوردار است. بیرون از سازمان شما میلیون‌ها استعداد و فرصت وجود دارد. اگر بتوانید آنها را به سمت خود بکشانید، یک مزیت رقابتی مهم ایجاد خواهید کرد. بهترین راه‌حل این است که برای ایجاد محصولات پیشرفته و جدید با مشتریان‌تان همکاری کنید.

۲. نوآوران درون‌سازمانی‌ را شناسایی کرده و به آنها انگیزه دهید.

نوآوران درون‌سازمانی، افرادی با طرز تفکر خلاق و نوآورانه هستند که در سازمان‌های بزرگ کار می‌کنند و این قابلیت را دارند که از منابع شرکت مانند، کانال‌های ارتباطی، برند و دانش بازار برای تقویت هر چه بیشتر تفکر نوآورانه‌ی خود استفاده کنند. برای ایجاد موفقیتِ نوآوران باید تلاش‌های نوآورانه‌ی آنها را شناسایی کنید و به آنها بها دهید. در اینجا سه معیار یا سنجه نقش اساسی ایفا می‌کنند.

اولین آنها شاخص‌های مقدم یا اولیه (leading indicators) هستند (یعنی شاخص‌هایی که پیش از سایر شاخص‌ها تغییر می‌کنند و تغییر شاخص‌های دیگر به آنها وابسته است)، مانند درصد تعداد کارمندانی که در فرآیندهای نوآورانه آموزش دیده‌اند یا اندازه‌ و قوّت همکاری و همیاریِ درون‌سازمانی. دومین معیار، فرآیند نوآوری را مورد سنجش و بررسی قرار می‌دهد. چند ایده‌ی جالب در خط تولید خود دارید؟ آیا سبد سرمایه‌گذاری‌های شما متعادل و مستحکم است؟ آیا ایده‌های‌تان را به سرعت تجاری‌سازی می‌کنید؟ و در‌ آخر، شاخص‌های مؤخر یا انتهایی (lagging indicators) هستند (شاخص‌هایی که بعد از سایر شاخص‌ها و در نتیجه‌ی تغییر آن‌ شاخص‌ها تغییر می‌کنند)، اما جالب است که بر خلاف اسم‌شان، همه اول به همین شاخص‌ها توجه می‌کنند. این شاخص‌ها، بر درآمد حاصل از محصولات جدید، تاثیر نوآوری بر سود‌دهی و تأثیر نوآوری بر برند تمرکز می‌کنند.

با استفاده از این معیارها، افراد خلاق را شناسایی کرده و به آنها انگیزه دهید. شما باید این افرادی را به گونه‌ای

مورد تشویق قرار دهید که همه متوجه کار ارزشمند این نوآوران بشوند. پاداش مادی فکر خوبی است، اما چون به صورت خصوصی ارائه می‌شود، دیگران آن را نمی‌بینند. ولی اگر به فردی به خاطر اینکه در پروژه‌ای خلاق و جدید همکاری داشته، ترفیع بدهید، کارمندان دیگر هم متوجه می‌شوند. همچنین این کار نشان می‌دهد که مدیران سازمان به افرادی که برای سازمان ارزش ایجاد می‌کنند، بها می‌دهند.
۳. بر سرعت و چابکی تأکید کنید

نوآوری زمانی اتفاق می‌افتد که افراد سریع عمل کنند. این بدین معنی نیست که محصولات را با عجله توسعه دهیم. به منظور نوآوری باید برای تحقیق و جمع‌آوری اطلاعات وقت بگذاریم و سپس برای سرمایه‌گذاری بیشتر یا تغییر مسیر دادن، تصمیمات هوشمندانه بگیریم.

به نظر می‌رسد استارتاپ‌های موفق این موضوع را به طور غریزی می‌دانند و همین به کارشان سرعت می‌بخشد و آنها را از شرکت‌های بزرگ‌تری که منابع خیلی بیشتری در اختیار دارند جلو می‌اندازد. شرکت‌های بزرگ هم باید از روش‌هایی برای شناسایی سریع ایده‌ها و سپس تبدیل آنها به ایده‌های تجاری استفاده کنند.
۴. مانند سرمایه‌گذاران ریسک‌پذیر فکر کنید.

سرمایه‌گذارانی که اهل ریسک هستند، بر ایده‌های بزرگی تمرکز می‌کنند که ارزش ریسک کردن دارند. شما هم باید همین کار را انجام دهید. وقتی ایده‌ی جدیدی به ذهن‌تان می‌رسد، اول از خودتان بپرسید آیا این ایده می‌تواند تفاوت مهمی در بازار ایجاد کند یا نه. اگر اینطور نیست، آن را به شخص دیگری که در بخش عملیاتی سازمان کار می‌کند ارجاع دهید، چون به هر حال ایده‌ی خوبی است، اما به درد شما نمی‌خورد، چرا که شما به دنبال ایده‌های خیلی بزرگ‌تر هستید.

وقتی ایده‌ای می‌یابید که دقیقا همان چیزی است که دنبالش بودید، سؤال بعدی‌ای که در طرز فکر سنتی مطرح می‌شود این است که خطرات آن چیست؟ خیلی از شرکت‌ها در همین‌جا متوقف می‌شوند، چون مدیران معمولا می‌گویند: «ما تا کنون چنین کاری انجام نداده‌ایم.» یا «این تغییر بزرگی در روش کاری ما ایجاد می‌کند.» اما سؤالاتی که در اصل باید در رابطه با این نوع ایده‌ها پرسیده شوند اینها هستند: «برای رسیدن به این نوآوری، از کدام چالش‌ها باید عبور کنیم؟ کدام یک از این چالش‌ها، ایده را نابود می‌کنند؟ چطور می‌توانیم آنها را کمتر کنیم؟»
۵. بین کارایی عملیاتی و نوآوری تعادل برقرار کنید

بعضی کارشناسان فکر می‌کنند شرکت‌های بزرگ نمی‌توانند بر نوآوری‌های بَراَفکن (مُخل یا تحول‌آفرین) (disruptive innovation) فائق آیند، حتی اگر از نظر عملیاتی بدون نقص باشند. اما حقیقت این است که آنها نه تنها می‌توانند، بلکه باید این کار را انجام دهند. در واقع همین تنش و فشار ناشی از ایجاد تعادل بین عملیات کسب‌و‌کار و نوآوری است که در دنیای امروز باعث رسیدن به موفقیت واقعی می‌شود. آماری که اخیرا توسط شرکت PwC از مدیران سراسر دنیا به دست آمده (PwC survey of CEOs) نشان می‌دهد که ۶۴ درصد از مدیران فکر می‌کنند که نوآوری و کارایی عملیاتی هر دو به یک اندازه اهمیت دارند. شرکت‌ها ثابت کرده‌اند که می‌توانند به تعالی یا کارایی عملیاتی دست پیدا کنند و سوددهی را بالاتر ببرند و درآمد را از محصولات فعلی افزایش دهند و در همین حال نیز محصولات جدیدی را ایده‌پردازی کرده و توسعه دهند که در بازارهای‌شان تحول ایجاد کند. در حقیقت نوآوری می‌تواند سپر محافظ شرکت شما در برابر اخلال‌ها و تحول‌هایی باشد که در بازارها رخ می‌دهد. نویسندگان،چارلز اورِیلی و مایکل تاشمن، سال‌هابه ترویج ایده‌ی مدیران دو مهارتی (ماهر در کارایی عملیاتی و ماهر در نوآوری) در شرکت‌هایی مانند فوجی پرداخته‌اند که در عصر عکاسی دیجیتال که حتی شرکت‌هایی مثل کُداک هم از شتاب تحولات جا ماندند، توانست به رشد و پیشرفت خود ادامه دهد.

البته، همه‌ی افرادی که در سازمان شما مشغول به کار هستند، این آمادگی را ندارند که همین امروز رفتارشان را تغییر دهند و باید صبور باشید. اما شرکت‌هایی که فرهنگ نوآوری را در سازمان خود ایجاد می‌کنند، دست روی دست نمی‌گذارند تا نوآوری خودش رخ دهد. بلکه مدیران آنها خود آستین بالا می‌زنند و به کارمندان در عمل نشان می‌دهند که رفتارهای نوآورانه چه ارزش غیرقابل انکاری برای سازمان به ارمغان می‌آورد و بدین ترتیب طولی نمی‌کشد که دیگران نیز دنباله‌روی آنها می‌شوند.

منبع: strategy-business.com

اتوماسیون اداری چیست و چه کاربردی دارد؟

احتمالا این روزها زیاد عبارت «اتوماسیون اداری» را می‌شنوید، ولی شاید دقیقا نمی‌دانید که اتوماسیون اداری چیست؟ اتوماسیون اداری به معنای یکپارچه‌سازی عملیات و امور اداری است؛ عملیات و اموری که با مدیریت اطلاعات در ارتباط هستند. ابزارهای زیادی برای اتوماسیون یا خودکارسازی عملیات موجود است و گسترش ابزارهای الکترونیکی مختلف رایانه‌ای و چاپگرها، دستگاه‌های کپی و … در مرکزیت بسیاری از پیشرفت‌های اخیر اتوماسیون اداری قرار دارند.

ذخیره‌ی داده‌های خام، انتقال داده‌های الکترونیکی و مدیریت اطلاعات کسب‌وکار الکترونیک به پیشبرد فعالیت‌های پایه در اتوماسیون اداری کمک می‌کند. تاریخ اتوماسیون اداری جدید از زمانی آغاز شد که دستگاه‌های نوشتن (تایپ) و کپی جایگزین فعالیت‌هایی شدند که با دست انجام می‌گرفت. این روزها اتوماسیون اداری تنها به ماشینی کردن فعالیت‌های دستی محدود نیست، بلکه با کمک آن می‌توان اطلاعات را به شکل الکترونیکی ردوبدل کرد.

ظهور رایانه‌های شخصی در اتوماسیون اداری انقلابی ایجاد کرده است و امروز سیستم‌های عملیاتی معروف و تعاملی با کاربران تکمیل و تکمیل‌تر شده‌ و به بخش‌های مختلف کسب‌وکار نیز نفوذ کرده‌اند. به‌طوری‌ که در هر کسب‌وکاری حداقل از یک رایانه‌ی تجاری در فعالیت‌های روزانه‌ی خود بهره می‌گیرند. حتی کوچک‌ترین شرکت‌ها نیز از فناوری‌های رایانه‌ای برای ثبت اطلاعات مالی، دارایی‌ها، پرداخت‌ها (حقوق، دستمزد و…) و سایر اطلاعات کسب‌وکار خود بهره می‌برند. با ما همراه باشید تا دقیق‌تر بدانید اتوماسیون اداری چیست؟

در سال‌های ۱۹۸۰ میلادی استفاده از اتوماسیون اداری کم‌کم ظهور کرد و به‌عنوان گزینه‌ای کاربردی اما اختیاری مورد بهره‌برداری بعضی شرکت‌ها و ادارات قرار گرفت. اما در سال‌های ۱۹۹۰ این ابزار جدید به یکی از اولویت‌های کار اداری بدل شد. بعد از ورود به هزاره‌ی اخیر نیز این اولویت به الزام در انجام کسب‌وکار تغییر پیدا کرده است.

اساس اتوماسیون اداری چیست؟

به‌طورکلی اتوماسیون اداری ۳ وظیفه‌ی عمده برعهده دارد: ذخیره‌ی اطلاعات، تبادل داده‌ها و مدیریت داده‌ها. در هریک از این حیطه‌ها از نرم‌افزارها و سخت‌افزارهایی برای پیشبرد اهداف و عملیات استفاده می‌شود.
ذخیره‌ی اطلاعات

اولین حیطه‌ی کاری اتوماسیون اداری به ذخیره‌ی اطلاعات بازمی‌گردد. ذخیره‌ی اطلاعات معمولا مربوط به اموری چون ثبت فُرم‌ها و مستندات گوناگون اداری است. کاربرد داده‌ها شامل دریافت و ویرایش فایل‌ها، تصاویر یا داده‌های صفحه‌گسترده است. بسته‌های نرم‌افزاری تحت دسکتاپ و پردازش متن، داده‌های متنی و گرافیکی خام را بررسی و پردازش می‌کنند و نرم‌افزارهای صفحه‌گسترده نیز کار با داده‌های عددی را ساده‌تر می‌کنند. برنامه‌های تصویری نیز ویرایش تصاویر را ممکن می‌سازند.

نرم‌افزارها و برنامه‌های پردازش متن امور مرتبط با متون و نوشتار را ساده‌تر می‌کنند. این نرم‌افزارها رایج‌ترین و ساده‌ترین ابزار از ابزارهای اتوماسیون اداری هستند و امکان دخل‌وتصرف در داده‌هایی که معمولا از طریق صفحه‌کلید به سیستم وارد می‌شود را برعهده دارند و خدمات بی‌نظیری در زمینه‌ی نوع تایپ، ویرایش و چاپ مدارک و مستندات ارائه می‌دهند.

یکی از امکانات بسیار عالی این نرم‌افزارها الگوهایی است که امکان انتخاب اندازه، فونت، سبک پاراگراف‌نویسی، پاورقی‌ها، عنوان‌گذاری و … را در اختیار کاربر می‌گذارد. پس در هر بار استفاده‌ی مجدد از یک فایل تایپ‌شده لزومی به تنظیم دوباره‌ی موارد ذکرشده نیست. با وجود نرم‌افزارهای جدید نشر رومیزی، به‌سادگی می‌توان نوشته‌ را با عکس‌ها، تصاویر، نمودارها، جلوه‌های گرافیکی و … ترکیب کرد.

نرم‌افزارهای پردازش تصاویر و سیستم‌ها از دیگر مظاهر اتوماسیون اداری جدید هستند. نمونه‌ای از این اطلاعات تصویری شامل اطلاعات بصری، عکس‌ها و سایر اطلاعات گرافیکی مانند نمودارها و جدول‌هاست. این تصاویر به فایل‌های دیجیتالی تبدیل می‌شوند و شیوه‌ی ویرایش آنها با فایل‌های متنی متفاوت است. در نرم‌افزارهای پردازش داده‌ها و نشر رومیزی به هر واژه یا نویسه‌ای (کاراکتر) جداگانه نگاه می‌شود اما در سیستم پردازش تصویر، تمام تصویر به‌عنوان یک واحد کلی مورد پردازش و بررسی قرار می‌گیرد.

یکی از کاربردهای گسترده‌ی برنامه‌های پردازش تصاویر در ارائه‌ها و سخنرانی‌های اداری و شرکت‌هاست. به کمک نرم‌افزارهای چندرسانه‌ای می‌توان از ترکیب ابزارهای ارائه مانند تصویر، ویدئو، متن و … استفاده کرد. برنامه‌های صفحه‌گسترده نیز به شما اجازه دست‌کاری و دخل‌و‌تصرف در داده‌های عددی را می‌دهند. از نمونه‌های اولیه این نرم‌افزارها می‌توان به «ویسیکالک» (Visicalc) و «لوتوس۱۲۳» اشاره کرد. این نرم‌افزارها فعالیت‌های رایج اداری در زمینه‌ی ثبت و پیگیری امور را به‌خوبی برعهده می‌گرفتند.

یکی از ویژه‌ترین کاربردهایی که نرم‌افزارهای صفحه‌گسترده در اختیا

ر کاربران می‌گذارند، امکان استفاده متغیرها در حالت پیش‌فاکتور است. پیش‌فاکتور کردن داده‌ها باعث می‌شود کاربر توانایی تغییر متغیرها و اعمال محاسبات مجدد مبتنی بر متغیرهای جدید را به‌دست بیاورد. بسیاری از کسب‌وکارها از نرم‌افزارهای صفحه‌گسترده برای مدیریت امور مالی، طرح‌های مالی و حسابداری کمک می‌گیرند.
تبادل داده‌ها

تبادل داده‌ها نیز به‌اندازه‌ی مؤلفه‌ی دیگر اتوماسیون اداری یعنی ذخیره‌سازی داده‌ها حائز اهمیت است. انتقال الکترونیکی، تبادل اطلاعات میان کاربران مختلف را امکان‌پذیر می‌کند. پُست الکترونیکی، پست صوتی و … نمونه‌هایی از ابزارهای انتقال الکترونیکی هستند. سیستم‌هایی که اجازه‌ی انتقال به‌هنگام یا فوری اطلاعات را می‌دهند (مثلا امکان برقراری مکالمات آنلاین ویدئویی و…) در دسته‌ی سیستم‌های به‌اشتراک‌گذاری الکترونیکی قرار می‌گیرند.

این سیستم‌ها نمایان‌گر طبیعت مشارکتی سیستم‌های اتوماسیون اداری هستند. سیستم‌های اداری‌ای که توانایی به‌‌اشتراک‌گذاری اطلاعات میان چندین کاربر را فراهم می‌کنند، با عنوان گروه‌افزار نیز شناخته می‌شوند. یکی از انواع گروه‌افزارها، سیستمی برای برگزاری جلسات گروهی الکترونیکی است. این سیستم به افراد در نقاط مختلف جغرافیایی امکان برقراری تماس به‌هنگام و هم‌زمان را می‌دهد.

شرکت‌کنندگان در این جلسات می‌توانند تنها به‌اندازه‌ی یک اتاق در اداره از هم دور باشند یا کیلومترها فاصله داشته باشند. سیستم‌های الکترونیکی از راه دور، معمولا از یک خط تلفن برای انتقال داده استفاده می‌کنند، درحالی‌که ردوبدل کردن متداوم اطلاعات معمولا به یک شبکه‌ی محلی رایانه‌ای (بدون خطوط تلفنی خارجی) نیاز دارد.

اثربخشی کاربردی این سیستم‌های اشتراک‌گذاری اطلاعات عنصری بوده است در جهت رشد مخابرات به‌عنوان گزینه‌ای در دسترس کاربران. به کمک این سیستم‌ها افراد می‌توانند از خانه ارتباط خود را با اداره حفظ و پیگیری کنند. سیستم‌ها و نرم‌افزارهای انتقال الکترونیکی امکان انتقال اطلاعات از اداره را مقدور می‌سازند. پست الکترونیکی از ذخیره و حافظه‌ی مبتنی بر رایانه و مجموعه‌ای از پروتکل‌های ارتباطات شبکه‌ای متداول از کاربری به کاربر دیگر استفاده می‌کند.

بیشتر این سیستم‌ها به کاربران اجازه می‌دهند تا پیام الکترونیکی خود را به بیش از یک گیرنده بفرستند. هرچند این روش در ظاهر شبیه استفاده از کاربن برای تکثیر نامه‌ها برای بیش از یک گیرنده است اما در واقع امنیت، خودکار بودن و امکان مدیریت آن با وجود گزینه‌هایی چون ساخت پرونده‌های الکترونیک یا یادداشت‌ها، میان این نمونه و همتای قدیمی‌اش تمایز ایجاد می‌کند.

پست صوتی نیز کاربردهای مشابهی ایجاد می‌کند که البته دستیابی به آن از طریق تلفن مقدور است و نه رایانه. سایر ماشین‌ها و ابزراهای سنتی نیز در حال گسترش ظرفیت‌های خود برای تبادل داده‌ها هستند. برای مثال دستگاه‌های تکثیر دیجیتالی کاربردهای چندگانه‌ای یافته‌اند. (تکثیر، چاپ، ارسال دورنما و عکس‌برداری) و سایر ابزارهای بی‌سیم نیز امکان انتقال یا دسترسی به اطلاعات را فورا و از هر نقطه‌ای ممکن می‌سازند. فقط کافی است تلفن همراه هوشمند و خطوط اینترنتی را در اختیار داشته باشید.

مدیریت داده‌ها

سیستم‌های اتوماسیون اداری، اغلب برای پیگیری داده‌های کوتاه‌مدت و بلند‌مدت استفاده می‌شوند، مثلا برای: طرح‌های مالی، برنامه‌های تخصیص نیروی کار، هزینه‌های بازاریابی، خرید دارایی‌ها و سایر ابعاد کسب‌وکار. مدیریت وظیفه یا سیستم‌های برنامه‌ریزی، پروژه‌ها و فعالیت‌های مختلفی را در اداره نظارت و کنترل می‌کنند و این کار را از طریق برنامه‌های زمانی، معادلات منابع و زمان‌بندی الکترونیکی پیش می‌برند.
ملاحظات اتوماسیون اداری: افراد، ابزارها و محل کار

استفاده از سیستم‌های اتوماسیون و به‌روزرسانی آنها نیازمند رعایت ملاحظاتی در زمینه‌های گوناگون است و عوامل مختلفی ممکن است بر اثربخشی این سیستم‌ها تأثیر بگذارند. برخی از این عوامل به ملاحظاتی درباره‌ی بودجه و فضای فیزیکی یا مثلا تغییرات در زمینه‌ی زیرساخت‌ها و … مربوط است. دو عامل مهم دیگری که باید بررسی شود، آموزش کارکنان و توسعه‌ی گزینه‌های مختلف در به‌کارگیری اتوماسیون اداری است.

آموزش نیروها و کارکنانی که از اتوماسیون اداری بهره می‌برند و کسانی که این امکان را برای سایرین فراهم می‌کنند، بسیار مهم است. مهندسان سخت‌افزار و نرم‌افزار، مدیران اجرایی، کارشناسان مدیریت اطلاعات، کارمندان رده‌میانی و منشیان جزو افرادی هستند که از اتوماسیون اداری در سطح پایه‌ و به‌طور روزانه استفاده می‌کنند.

از این‌رو آموزش این نیروها برای کار با سیستم‌های اتوماسیون در ادارات و سازمان‌ها به ضرورت بدل شده است. کارایی سیستم اتوماسیون دقیق به میزان کارایی افرادی است که آن را طراحی و از آن استفاده می‌کنند. مدیران و صاحبان مشاغل و کسب‌وکارهای باهو

ش به‌خوبی می‌دانند که مقاومت نیروهای کاری‌شان در برابر استفاده از اتوماسیون اداری منافع آنها را به‌طور چشم‌گیری کاهش خواهد داد.

در آینده نیاز به آموزش این سیستم‌ها کاهش پیدا می‌کند و دلیل آن رشد و توسعه‌ی برنامه‌ها و سیستم‌هایی است که به‌صورت خودآموز تمام وظیفه‌ی آموزش به کاربر را برعهده می‌گیرند. ولی فناوری هنوز به آن نقطه نرسیده‌ است پس ضرورت آموزش کماکان احساس می‌شود؛

انواع گوناگونی از سیستم‌های اتوماسیون اداری از لحاظ اندازه، شکل و موضوع موجود است. بنابراین مدیران باید با هوشمندی و مطالعه‌ی قبلی و با توجه به بودجه‌ای که در اختیار دارند، به خرید این سیستم‌ها اقدام کنند. ازجمله مواردی که در انتخاب و خرید این سیستم‌ها باید مورد توجه قرار بگیرد هزینه‌ی سیستم، زمان لازم برای معرفی و آموزش‌ آن، سطح حمایت و پذیرش فنی، شرایط و امکانات فیزیکی برای معرفی سیستم، هماهنگی آن با سایر سیستم‌ها و البته میزان پیچیدگی سیستم است (باید به هزینه و زمان آموزش دقت شود). این موارد باید متناسب با حیطه‌ی کاری کسب‌وکار هر اداره بررسی شود.

با ظهور عصر اقتصاد توأم با اطلاعات و فناوری، کسب‌وکارهای کوچک نباید خود را از جریان روبه‌رشد و تکاملِ شکل‌گرفته عقب بیندازند. در واقع آنها نباید از موج پیش‌رو غافل بمانند. برخی از مدیران و کارآفرینان این کسب‌وکارها استفاده از سیستم‌های اتوماسیون اداری را به بهانه‌ی هزینه سنگینی که در پی دارند، کنار گذاشته‌اند و معتقدند صرف هزینه و سرمایه‌‌گذاری روی این سیستم‌ها موجب ناتوانی آنها در تهیه‌ی ملزومات پایه‌ای کارشان می‌شود.

ولی واقعیت این است که هرچه به‌کارگیری این فناوری‌ها را به عقب بیندازند، پر کردن شکاف و خلأ شکل‌گرفته برای آنها دشوارتر خواهد شد و پیوسته از قافله عقب خواهند ماند. انتخاب با شماست: یا با آغوشی باز به سمت فناوری‌های تازه بروید یا همچنان با قلم و کاغذ مشتریان خود را راه بیندازید.

منبع: inc.com

موانع مدیریت زمان چیست؟

کارهای زیادی دارید که باید انجام دهید، اما وقت‌تان طبق معمول کم است. دائما فکر می‌کنید کاش زمان بیشتری داشتید تا می‌توانستید کار موردعلاقه‌تان را انجام دهید. کلی پروژه‌ی عقب‌افتاده دارید و نمی‌دانید چرا هیچ‌وقت طبق برنامه جلو نمی‌روید. آیا اینها به‌نظرتان آشنا هستند؟ پس بهتر است بدانید اصلا تنها نیستید. کمبود وقت، مشکل شایع این روزهاست. یکی از راه‌های بسیار خوب برای مقابله با این کمبود،مدیریت زمان است. مدیریت زمان، مهارتی است که به شما کمک می‌کند از وقت‌تان حداکثر بهره را ببرید، اما کار آسانی نیست و موانع خاص خودش را دارد. در این مطلب، شما خواهید دید که موانع مدیریت زمان چیست.

چه موانع متداولی بر سر راه دستیابی افراد به هدف‌شان وجود دارد و برای عبور از این موانع، چه کارهایی می‌توان کرد؟ اینها ۱۰ چالش مهمی هستند که مردم در به‌انجام‌رساندن کارهای‌شان با آنها روبه‌رو هستند (به‌ترتیب معکوس):

این احساس معمولا به یکی از این دو علت به‌وجود می‌آید:

اولین علت، آن است که مردم با فرض اینکه هرچه بیشتر کار کنند بهتر است، فکر می‌کنند باید همه‌ی کارها را با هم انجام دهند. بهترین راه برای حل این مشکل، تمرکزروی انجام‌دادن فقط چند کار مشخص است. کارها را اولویت‌بندی کنید و یاد بگیرید به هرچیزی که در لیست‌تان قرار ندارد، نه بگویید.

علت دومی که مردم احساس دستپاچگی می‌کنند، این است که یکباره همه‌ی کارهایی را که باید انجام دهند، از نظر می‌گذرانند و فکر می‌کنند همه‌ی کارها را باید همین حالا انجام دهند. برای به‌حداقل‌رساندن این احساس، سعی کنید تمام کارهایی را که می‌توانید فردا انجام دهید، یادداشت کنید. آن لیست را در جایی مطمئن بگذارید و تا فردا درمورد هیچ‌کدام از کارهای آن لیست فکر نکنید.

مانع شماره‌ی ۹: همیشه در حالت انفعالی هستم

هنگامی که در حالت انفعالی گیر می‌کنید، پیشرفت در امور مهم برای‌تان دشوار می‌شود. هر روز، زمانی را به کارکردن روی پروژه‌هایی اختصاص دهید که بیشترین اهمیت را برای‌تان دارند. عادت کنید که مشکلات را زودتر از موعد مقرر حل کنید، یعنی قبل از آنکه به بحران تبدیل شوند.
مانع شماره‌ی ۸: کاری را که شروع می‌کنم، به‌پایان نمی‌رسانم

آغازکردن پرو‌ژه‌ها و به‌اتمام‌نرساندن آنها یعنی اتلاف وقت واقعی. علاوه‌براین، تقریبا همه‌، تمام کارهای خود را برای فرد دیگری مثل مافوق، رئیس و… انجام می‌دهند. بااین‌حساب، نه‌تنها لازم است کاری را که شروع می‌کنید، به پایان برسانید، بلکه باید آن را طوری به آن شخص تحویل دهید که ارزش کار شما را درک کند. به‌یاد داشته باشید بخشی از به‌پایان‌رساندن کار، ارائه‌ی درست آن است.
مانع شماره‌ی ۷: کارهایی هستند که دیگر نتیجه نمی‌دهند، اما از انجامشان دست نمی‌کشم

ما آن‌قدر در پذیرش ضرر و زیان مشکل داریم که فقط از چیزهایی می‌توانیم دست بکشیم که دیگر واقعا نتیجه نمی‌دهند. کم‌کردن ضررها مستلزم آن است که شکست را بپذیرید. گذشته‌ازاین، معمولا مجبورید این خبر بد را به سایر افراد مرتبط با آن کار نیز برسانید. هر دوِ اینها دشوارند، اما خبر خوب این است که با تکرار و تمرین، ساده‌تر می‌شوند.

مانع شماره‌ی ۶: کار را به تعویق می‌اندازم

تحقیقات نشان داده است یکی از دلایل بسیار رایج برای به‌تعویق‌انداختن کارها، این است که احساس می‌کنیم آن کار را از روی اجبار انتخاب کرده‌ایم. اگر فرد دیگری، آن کار را به ما تحمیل کرده باشد یا اگر تصمیم بگیریم کاری را به‌خاطر غرور، گناه یا حسادت انجام دهیم، درواقع آن پروژه را آزادانه انتخاب نکرده‌ایم. در چنین مواردی، معمولا آن کار را تاحدممکن به‌تعویق می‌اندازیم.

دلیل دوم برای به‌تعویق‌انداختن کارها این است که احساس می‌کنیم خویشتن‌بینی ما در خطر است. اگر نگران باشیم که ممکن است نتیجه‌ی پروژه، تصور ما را از خودمان به‌طرز چشمگیری تغییر دهد، چه مثبت و چه منفی، معمولا انجام آن پروژه را عقب می‌اندازیم.
مانع شماره‌ی ۵: برای انجام کارهای موردنظرم، انرژی کافی ندارم

اگر عادات غذا خوردن‌تان را تغییر دهید، مثلا صبحانه‌‌ای مغذی و ناهاری سبک بخورید، ممکن است متوجه شوید که انرژی بیشتری در طول روز دارید. ورزش منظم و الگوهای خواب خوب نیز به شما کمک خواهند کرد پروژه‌های مهم‌تان را با جدیت بیشتری به‌پایان برسانید.
مانع شماره‌ی ۴: چیزهای نه‌چندان مهم، به‌راحتی حواسم را پرت می‌کنند

برای غلبه بر این مانع، دقیقا یک ساعت را در روز به کارکردن روی فقط یک چیز اختصاص دهید. هنگامی که به این روند عادت کردید، سعی کنید زمانش را افزایش دهید یا بیشتر از یک نوبت در هر روز را به آن کار اختصاص دهید.
مانع شماره‌ی ۳: از به‌پایان‌رساندن کارهای مهم احساس رضایت نمی‌کنم

احساس رضایت پس از به‌پایان‌رساندن کاری که شروع کرده‌اید، درست به‌اندازه‌ی اکسیژن برای دونده اهمیت دارد. حس رضایت، شما را به جلو می‌راند. اگر از این مشکل رنج می‌برید، سع

ی کنید قبل از تلاش برای رسیدن به هر هدفی، ابتدا آن هدف را یادداشت کنید. هنگامی که به هدف رسیدید، نگاهی به لیست‌تان بیندازید و به‌یاد بیاورید که قبل از شروع، چقدر دشوار به‌نظر می‌رسید.

مانع شماره‌ی ۲: نمی‌دانم چگونه نه بگویم

زمان، باارزش‌ترین سرمایه‌ی شماست. تنها راهی که می‌توانید وقت‌تان را برای انجام کار موردنظرتان خالی کنید، این است که در مواقع لازم، «نه» بگویید. هرچه بیشتر تمرین کنید، در این کار ماهرتر می‌شوید.

و حالا چالش شماره‌ی ۱ در مدیریت زمان…
مانع شماره‌ی ۱: نمی‌دانم چه می‌خواهم

بهترین راه برای غلبه بر این مشکل، این است که زمان کمی را در هر روز فقط به فکرکردن اختصاص دهید. افراد موفق دنیا، ضرورت این کار را به‌خوبی درک می‌کنند و آگاهانه تلاش می‌کنند زمانی را برای فکرکردن، کنار بگذارند. برای بسیاری از افراد، این به روالی روزانه تبدیل می‌شود.

با ۱۰ چالش مهم مدیریت زمان آشنا شدید. آیا شما با موانع دشوارتری برای مدیریت زمان مواجه شده‌اید؟ منتظر نظرات و تجربه‌های سازنده‌تان هستیم.

منبع: forbes

ثروت آفرینی با چند راهکاری که حتما باید بدانید

خواهرزاده‌ی من دوست دارد ثروتمند شود. او درمورد دوستانش که خانواده‌های ثروتمندی دارند، با من صحبت می‌کند. تصوراتی که از ثروتمندبودن دارد، با من درمیان می‌گذارد و مدام از من می‌پرسد آیا فلان خانواده ثروتمند هستند؛ فلان شخص چطور؟

من قبل از اینکه به او پاسخ دهم همیشه از او می‌پرسم تعریفش از ثروت چیست. وقتی او از من می‌پرسد که آیا ما هم ثروتمند هستیم یا نه؟ به او پاسخ می‌دهم: «بله، ما با عشق ثروتمند هستیم».

این پاسخ برای عوض‌کردن بحث و سربه‌سرگذاشتن او مناسب است. این را می‌گویم و بعد درمورد اتفاقات دیگر در زندگی روزمره‌ سخن می‌گوییم.

راهبردهای ثروت آفرینی را که در صورت ادامه‌دار شدن گفت‌وگو با خواهرزاده‌ام مرور می‌کنم در ادامه با شما هم درمیان می‌گذارم. من امیدوارم که به‌مرور زمان، این نکات در ذهن او هم جای بگیرند. وقتی خود من واقعا این نکات را درک کردم و در عمل اجرا نمودم زندگی‌ مالی‌ام زیرورو شد. این راهبردها شاید زندگی مالی شما را هم زیرورو کنند.
پول، همیشه انگیزه‌ای ناکافی است.


شما تاوقتی این نکته را درک نکنید، مدام به‌خیال ثروتمندشدن دور خود می‌چرخید و از خود می‌پرسید: «پس چرا ثروتمند نمی‌شوم؟» باید بدانید که پول در کوتاه‌مدت انگیزه‌خوبی است، اما وقتی شرایط سخت شود، آدم جا می‌زند و با خودش می‌گوید: «بی‌خیال پول… از همین چیزی که دارم راضی‌ام».

برای اینکه واقعا ترغیب شوید تا از شرایط و چالش‌های سخت پیش رو عبور کنید، باید به‌طور واضح و روشن انگیزه‌ی خود را برای مسیری که انتخاب کرده‌اید، مشخص کنید.

برای مثال مفهوم آزادی و رهابودن برای من آن‌قدر مهم بود که فکرم را به خود مشغول کرده بود. اینکه می‌دیدم آزاد نیستم احساس خفگی به من می‌داد، مخصوصا وقتی دیدم که آزادی‌هایی که در شغل خود داشتم آرام‌آرام از دست می‌رفتند. من تصویر روشنی از زندگی خود داشتم و همین باعث شده بود تا خیلی زودتر از آنچه برنامه‌ریزی کرده بودم، شغل خود را رها کنم.

نیاز مبرم به آزادی و کنترل‌داشتن بر زمان، انگیزه‌ی اصلی من بود.

من شغل خود را رها کردم؛ آن هم نه به این دلیل که از لحاظ مالی در شرایط مساعدی بودیم، بلکه شغل خود را رها کردم به این خاطر که دیگر تحمل این را نداشتم که ببینم کل زندگی‌ام گویی تنها یک روز است که بیشتر کش آمده. من حاضر بودم برای به‌دست‌آوردن آزادی هر سختی‌ای را تحمل کنم.

من هرگز به‌دنبال پیدا‌کردن شغل جدید نبودم– بلکه برای ساختن زندگی فعلی‌ام برنامه‌ریزی کردم این انگیزه‌ی من بود؛ نه پول. برای اکثر والدین اینکه وقت بیشتری را کنار فرزندان خود بگذرانند و در کانون گرم خانواده حضور داشته باشند، انگیزه‌ی بسیار نیرومندی است. برای عده‌ای دیگر، ظواهر مادی مثل خانه‌ی خوب یا ماشین آنچنانی یا تعطیلات می‌تواند انگیزه‌ باشد، اما این انگیزه‌ به‌مرور زمان ناملموس‌تر می‌شود. مهم نیست که انگیزه‌دهنده‌ی شما چیست، من فقط می‌خواهم بگویم که اگر شما انگیزه‌ی خود را فقط پول و ثروتمندشدن قرار دهید، حتما شکست خواهید خورد.
اگر از موضع خود کوتاه نیایید ثروتمند نمی‌شوید

من اخیرا این فرصت را پیدا کردم تا با یکی از مشاوران برتر کسب‌وکار و شاگردانش شام بخورم. یکی از زنان که در گروه شرکت کرده بود و به‌خاطر کلاس‌ها، توانسته بود بهبود زیادی به کسب‌وکار خود بدهد راز موفقیت خود را با من درمیان گذاشت: «من فقط کاری رو که بهم می‌گن انجام می‌دم. فقط همین».

او وقت خود را با بحث در مورد اینکه چرا فلان کار را به فلان روش انجام داده هدر نمی‌دهد. او اشتباهات خود را می‌پذیرد و دربرابر پیشنهاد دیگران مقاومت نمی‌کند– او فقط از فرایند پیروی می‌کند و به نتایج عالی کار خود هم دست می‌یابد.

اکثر مردم ترجیح می‌دهند اشتباهات خود را پنهان یا توجیه کنند تا حس بهتری درمورد خودشان پیدا کنند. اما این زن به اشتباهات خود اذعان می‌کند و از آنها هم درس می‌آموزد. معدود افرادی مثل این زن هستند. اکثر مردم دوست دارند حق با آنها باشد و ترجیح می‌دهند تا تفکرات و رفتارهای خود را توجیه کنند– حتی اگر بابت شرکت در چنین کلاس‌هایی پول هنگفتی خرج کنند.
اسامی برنده و بازنده را رها کنید.

شما نه برنده‌اید نه بازنده؛ تلاش شما در برخی موارد منجربه موفقیت و در برخی موارد منجربه شکست خواهد شد.

بازده را نباید به تنهایی سنجید

جایی‌که بازدهی وجود داشته باشد، ریسک هم هست. باید با دقت آن چیزی که برایش ریسک می‌کنید، زمان، انرژی و پول صرف می‌کنید و بازده‌ای که از آن به‌دست می‌آورید، بررسی کنید.
تنها جایی‌که می‌توانید از آنجا شروع کنید، همین جایی است که الان هستید

همه می‌خواهند در اول صف باشند و کار خود را از آنجا شروع کنند، اما دنیا این‌گونه ساخته نشده است. برای مثال بازار تره‌بار را درنظر بگیرید. آیا برای انتخاب یک صف در بازار میوه‌ و‌ تره‌بار با چالش روبه‌رو می‌شوید؟ آیا در صف کندی قرار دارید و آرزو می‌کنید کا

ش صف دیگری را انتخاب کرده بودید؟ آیا صف‌ خود را عوض می‌کنید؟ اکثر مواقع اگر صف را عوض کنید هیچ تفاوتی در سرعت شما نخواهد داشت. البته گاهی‌اوقات ممکن است تفاوت داشته باشد. همیشه به‌جای اینکه از خواندن روزنامه لذت ببرید فکر خود را درگیر این صف و آن صف می‌کنید. یک صف را انتخاب کنید، به اول صف هم می‌رسید،مگر غیر از این است؟ تازه وقتی هم برسید بعضی مواقع یک صف دیگر جلوی‌تان ایجاد خواهد شد! تنها ضمانت قطعی این است که اگر هرگز وارد صف نشوید نمی‌توانید به اول صف برسید. به‌عبارت بهتر، بالاخره به اول صف می‌رسید. زندگی هم همین‌طور است – پس به‌جای اینکه به این صف و آن صف فکر کنید کارتان را انجام دهید!
بر مدیریت انرژی تسلط پیدا کنید نه بر مدیریت زمان

افراد زیادی را می‌شناسم که بزرگ‌ترین مانع برای رسیدن به اهداف خود را زمان می‌دانند. اما اگر از همان افراد درخصوص برنامه‌های تلویزیونی، فیلم‌ها و زندگی خصوصی بازیگران بپرسید سیر تا پیاز ماجرا را برایتان تعریف خواهند کرد؛ چرا که هر شب به‌مدت چهار ساعت تمام روی کاناپه جلوی تلویزیون لم داده‌اند. خیال‌تان را راحت کنم که آنها با این کار مرتکب بسیاری از اشتباهات رایجِ وقت‌کُشی می‌شوند.

من دریافته‌ام که زمان برای این افراد مسئله نیست – البته مسئله‌ی من هم نیست. بلکه مسئله‌ی اصلی انرژی است. من درحال حاضر برنامه‌ی‌ غذایی، ورزشی و کاری خود را حول محور استفاده از انرژی و تجدید انرژی تنظیم می‌کنم. این نکته مطالب زیادی را در خود دارد، اما برای رسیدن به اهداف بزرگ خود همان‌طور که به خواب بیشتر، نوشیدن آب بیشتر، قدم‌زدن و قطع مصرف قند و شکر نیاز داریم، به انرژی هم بسیار نیازمندید. این مقیاس‌ها، می‌توانند ساعت‌های زیادی از انرژی متمرکز را به روزهای شما بیفزایند. من بر این باورم که با رعایت این نکته، خواهید توانست کاری را که دیگران ظرف ۸ الی ۱۰ ساعت در یک روز کاری انجام می‌دهند، طی ۲ ساعت به انجام برسانید.
کمال‌طلبی فلج‌کننده است

وقتی کمال‌طلب باشید منجمد خواهید شد و نمی‌توانید به جلو حرکت کنید. به‌جای کمال‌طلبی برآنچه «به اندازه‌ی کافی خوب» است و می‌توانید آن را امروز انجام دهید تمرکز می‌کنید تا به جلو حرکت کنید. به‌قول معروف، یک برکه‌ی عمیق بهتر از یک اقیانوس سطحی است. به جلو حرکت کنید. کمال‌طلبی را رها کنید. پیشرفت مهم‌تر است.
هر روز خدا روز خوبی است، مگر اینکه شما آن را خراب کنید

این درسی است که مادربزرگم به من داده است. او همیشه به من می‌گفت: «اگر یک روز هم روز خوبی نباشد، تقصیر خودم است». این جمله‌ی او برای من خوشایند نبود و با خودم می‌گفتم چطور ممکن است که همیشه خودمان مقصر باشیم؟ راستش وقتی می‌دیدم معلمم نمره‌ی بدی به من داده و یا برادرم من را کتک می‌زند و در هیچ‌کدام هم مقصر نبودم از جمله‌ی مادربزرگم متعجب می‌ماندم. اما الان فهمیده‌ام که هرچیز در زندگی به انتخاب‌های ما بستگی دارد. اغلب مواقع تصمیمی گرفته‌ام که باعث اتفاقی شده است– پس در وهله‌ی نخست این کار را خودم انجام داده‌ام. من این اختیار را دارم که روز خوبی داشته باشم یا بد. من در دقیقه‌های بد زندگی می‌دانم که خودم با دست خودم کاری کرده‌ام که این‌طور شده است و این نکته را نیز می‌دانم اگر شاد بودم خودم خواسته‌ام شاد باشم؛ به‌همین سادگی.

برای خودتان مسئله‌های مختلفی طرح کنید

من از یک دسته از آدم‌ها خیلی بدم می‌آید: کسانی‌که مدام درمورد یک مشکل تکراری نق می‌زنند. من هیچ‌وقت متوجه نشدم این افراد چرا راه‌حلی برای مسئله‌ای که مدام از آن ناراحت هستند، پیدا نکرده‌اند. شاید هم دوست دارند این مسئله را پنهان کنند. من خودم هزارتا مشکل دارم و ترجیح می‌دهم این مشکلات را به مانند یک چالش درنظر بگیرم. هروقت هم که مشکلی را حل می‌کنم، انگار مشکل جدیدی به‌وجود می‌آید– اما تلاش دارم که غرق در یک مشکل واحد نشوم.
لحظات شادتری را ایجاد کنید

فهرستی از شادترین لحظات زندگی خود تهیه کنید؛ می‌بینید که در هیچ‌یک از آنها پول جایی نداشته است (یا حداقل در تعداد اندکی از آنها پول دخیل بوده است). این لحظات شاد معمولا دربردارنده‌ی دستیابی به چالشی برای خودتان بوده‌ یا شبی مفرح و شاد را کنار خانواده و دوستان به چای‌خوردن مشغول بوده‌اید و از ته دل خنده‌اید یا تجربه‌ای فوق‌العاده از هر نوع داشته‌اید. برای مثال یکی از شادترین روزهای من روزی بود که با دوستم دیوید به تماشای المپیک زمستانی ۲۰۱۰ رفته بودیم و رقابت کانادا و آمریکا بر سر مدال طلا را می‌دیدیم. تجربه‌ی خیلی فوق‌العاده‌ای بود. همه‌ی افراد درون ورزشگاه غریبه بودند، اما انگار سال‌هاست باهم دوست بودیم. وقتی تیم کانادا مسابقه را برنده شد، همه فریاد شادی کشیدیم. قبل از آن لحظه هیچ‌وقت به کانادایی‌بودن خودم افتخار نکرده بودم و بابت آن این‌قدر خوشحال نبودم. آن روز یکی از شادترین روزهای زندگی‌ام بود. خوب است بدانید این تجر

به کمتر از ۵۰ دلار برایم تمام شد.

ثروت هم مهم است، اما همه چیز نیست. زیاد به آن فکر نکنید. از زندگیتان لذت ببرید. در ذهن خود مرور کنید و ببینید کدام لحظات زندگی واقعا شما را خوشحال کرده‌اند و تلاش کنید تا آن لحظات را بیشتر بازآفرینی کنید. وقتی تمرکز خود را از روی پول بردارید و آن را به شادی و خوشحالی منتقل کنید، خواهید دید که پول هم خودش خواهد آمد.

باور کنید پول‌درآوردن آن‌قدرها هم که می‌گویند سخت نیست. آنچه سخت‌تر است، حفظ پول، افزایش آن و استفاده‌ی کامل از آن برای ساختن زندگی‌ای است که دوستش دارید. همه‌ی این ده نکته چیزهایی است که من آموخته‌ام. اینها راهبردها و نکاتی است که مخصوصا ظرف دو دهه‌ی اخیر بر زندگی من تأثیری شگرف داشته‌اند. من از وقتی شغلم را ترک کردم با چالش‌های بزرگ‌تری نسبت به قبل آن مواجه شدم و به دستاوردهای شغلی بزرگ‌تری رسیدم. این مسیر برای من مثل یک ترن هوایی پر از ترس و هیجان بوده و هر روز با هر بالارفتن پاداش بیشتری نصیبم می‌شود. این را برای شما هم آرزومندم.

منبع: revnyou.com